Perencanaan SDM: Fondasi yang Sering Terlewat dalam Strategi Bisnis

Ditulis oleh: Muzakir (231010504661)
Mahasiswa Manajemen Universitas Pamulang

JurnalPost.com - Setiap kali perusahaan membicarakan strategi bisnis, pembahasan biasanya langsung mengarah pada produk baru, ekspansi pasar, peningkatan penjualan, atau target pendapatan tahun berikutnya. Namun, ada satu pertanyaan mendasar yang justru sering terlupakan: apakah perusahaan memiliki orang yang tepat, dalam jumlah yang tepat, untuk menjalankan seluruh rencana tersebut?

Pertanyaan ini terlihat sederhana, tetapi menentukan apakah strategi bisnis benar-benar dapat diwujudkan. Sebagus apa pun rencana yang disusun, semuanya berisiko berhenti di atas kertas apabila organisasi tidak memiliki sumber daya manusia yang siap menjalankannya.

Di sinilah perencanaan sumber daya manusia menjadi penting.

Perencanaan SDM bukan sekadar menghitung jumlah karyawan yang tersedia. Proses ini berkaitan dengan bagaimana perusahaan memperkirakan kebutuhan tenaga kerja, jenis kompetensi yang diperlukan, waktu kebutuhan tersebut muncul, hingga lokasi tenaga kerja akan ditempatkan.

Dengan kata lain, perusahaan tidak cukup hanya mengetahui berapa banyak orang yang bekerja saat ini. Perusahaan juga perlu memahami apakah komposisi tenaga kerja tersebut masih sesuai dengan kebutuhan bisnis pada masa mendatang.

Sinambela (2016) memandang perencanaan SDM sebagai upaya mencocokkan personel dengan kebutuhan yang muncul akibat perubahan maupun persoalan bisnis. Pandangan tersebut menunjukkan bahwa perencanaan SDM memiliki dua fungsi sekaligus: merespons kondisi yang sedang terjadi dan mempersiapkan organisasi menghadapi perubahan di masa depan.

Bukan Sekadar Menghitung Jumlah Karyawan

Sejumlah ahli melihat perencanaan SDM dari sudut yang berbeda, tetapi saling melengkapi.

Sikula menekankan proses identifikasi kebutuhan tenaga kerja dalam kerangka strategi organisasi yang terintegrasi. Stone lebih menyoroti aspek peramalan kebutuhan SDM. Sementara Miner dan Miner menekankan pentingnya memastikan tenaga kerja dengan jumlah dan jenis yang tepat tersedia pada tempat dan waktu yang dibutuhkan.

Jika ketiga pandangan tersebut disatukan, inti perencanaan SDM sebenarnya berada pada satu kata: kesiapan.

Perusahaan seharusnya tidak menunggu kekurangan tenaga kerja terjadi sebelum melakukan rekrutmen. Demikian pula, perusahaan tidak seharusnya baru menyadari kelebihan karyawan setelah biaya tenaga kerja membengkak atau kompetensi yang dimiliki sudah tidak lagi relevan.

Perencanaan dibutuhkan agar keputusan mengenai tenaga kerja dapat dilakukan lebih awal dan berdasarkan kebutuhan organisasi, bukan semata-mata sebagai reaksi terhadap masalah.

Perubahan Bisnis Menuntut Perencanaan yang Dinamis

Perencanaan SDM tidak pernah berlangsung dalam ruang kosong. Ada banyak faktor yang memengaruhi kebutuhan tenaga kerja sebuah organisasi.

Perubahan demografi, perkembangan teknologi, regulasi pemerintah, kondisi ekonomi, hingga perubahan cara masyarakat memandang dunia kerja dapat mengubah kebutuhan SDM dalam waktu relatif singkat.

Kemajuan teknologi, misalnya, dapat menyebabkan keterampilan tertentu semakin dibutuhkan, sementara sejumlah pekerjaan lain mulai berkurang relevansinya.

Perusahaan yang tidak mengantisipasi perubahan tersebut bisa menghadapi dua kondisi sekaligus. Pertama, kekurangan tenaga dengan keterampilan yang dibutuhkan. Kedua, kelebihan tenaga kerja dengan kompetensi yang tidak lagi sesuai dengan arah bisnis.

Menurut saya, persoalan inilah yang sering terjadi ketika perencanaan SDM dianggap hanya sebagai pekerjaan administratif tahunan.

Perencanaan tenaga kerja seharusnya tidak berhenti setelah jumlah pegawai tercatat dalam dokumen. Ia perlu terus dievaluasi karena lingkungan bisnis juga terus berubah.

Empat Tahap yang Tidak Boleh Berhenti di Atas Kertas

Secara umum, proses perencanaan SDM dapat dilihat melalui empat tahap yang saling berkaitan.

Tahap pertama adalah mengevaluasi persediaan tenaga kerja yang dimiliki organisasi saat ini. Perusahaan perlu mengetahui jumlah pegawai, kompetensi, pengalaman, hingga distribusi tenaga kerja pada setiap bagian.

Tahap berikutnya adalah menganalisis kebutuhan SDM pada masa mendatang. Perusahaan harus menghubungkan rencana bisnis dengan kebutuhan tenaga kerja.

Jika sebuah perusahaan ingin membuka cabang baru, misalnya, maka yang harus diperhitungkan bukan hanya anggaran dan lokasi. Perusahaan juga perlu mengetahui berapa banyak karyawan yang dibutuhkan, posisi apa saja yang harus tersedia, serta kompetensi apa yang harus dimiliki.

Tahap ketiga adalah memperkirakan permintaan dan kesenjangan tenaga kerja. Dari sini perusahaan dapat mengetahui apakah tenaga kerja yang tersedia sudah mencukupi atau justru terdapat kekurangan kompetensi tertentu.

Tahap terakhir adalah menyusun strategi untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Strateginya bisa berupa rekrutmen, pelatihan, pengembangan kompetensi, promosi internal, redistribusi pekerjaan, maupun pendekatan lainnya.

Empat tahap tersebut sebenarnya terlihat sederhana. Namun, tantangannya terletak pada konsistensi.

Banyak organisasi mampu mendata jumlah pegawai, tetapi berhenti sampai di sana. Padahal nilai utama perencanaan SDM justru muncul ketika data tersebut digunakan untuk memperkirakan kebutuhan pada masa mendatang.

Strategi SDM Harus Terhubung dengan Strategi Bisnis

Perencanaan SDM juga berkaitan erat dengan strategi manajemen sumber daya manusia.

Strategi tersebut dapat dilihat melalui lima komponen, yakni filosofi, kebijakan, program, kegiatan, dan proses.

Filosofi menggambarkan bagaimana organisasi memandang manusia yang bekerja di dalamnya. Apakah karyawan hanya dipandang sebagai tenaga produksi, atau sebagai bagian penting yang ikut menentukan perkembangan perusahaan?

Pandangan tersebut kemudian diterjemahkan melalui kebijakan.

Selanjutnya, kebijakan diwujudkan melalui program, kegiatan, dan proses yang lebih konkret. Misalnya dalam bentuk sistem rekrutmen, pengembangan karyawan, penilaian kinerja, pemberian kompensasi, hingga perencanaan karier.

Kelima komponen tersebut tidak seharusnya berjalan sendiri-sendiri.

Perusahaan dapat saja memiliki slogan bahwa karyawan adalah aset utama. Namun, pernyataan tersebut akan kehilangan makna jika proses rekrutmen tidak transparan, pengembangan kompetensi diabaikan, atau keputusan mengenai tenaga kerja hanya didasarkan pada kepentingan jangka pendek.

Analisis Pekerjaan Menjadi Dasar Perencanaan

Perencanaan SDM juga tidak dapat dipisahkan dari analisis pekerjaan.

Melalui analisis pekerjaan, perusahaan dapat mengetahui tugas, tanggung jawab, kompetensi, serta kualifikasi yang diperlukan dalam suatu jabatan.

Hasilnya kemudian dituangkan dalam deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Dua hal tersebut menjadi dasar ketika perusahaan memperkirakan kebutuhan tenaga kerja. Tanpa analisis pekerjaan yang jelas, organisasi akan kesulitan menentukan jenis karyawan seperti apa yang dibutuhkan.

Dampaknya dapat berlanjut pada proses rekrutmen dan seleksi.

Jika perusahaan sendiri tidak memiliki gambaran yang jelas mengenai pekerjaan yang akan dilakukan, bagaimana perusahaan dapat menentukan kandidat yang tepat?

Karena itu, analisis pekerjaan seharusnya menjadi bagian integral dalam perencanaan tenaga kerja, bukan dokumen yang dibuat sekali lalu disimpan tanpa pernah diperbarui.

Perencanaan SDM Harus Menjadi Proses Berkelanjutan

Menurut saya, persoalan utama dalam banyak organisasi bukan karena sama sekali tidak memiliki rencana SDM.

Masalahnya justru muncul ketika rencana tersebut dianggap selesai setelah dokumen dibuat.

Padahal kondisi bisnis terus berubah. Strategi perusahaan dapat berganti, teknologi berkembang, kebutuhan konsumen berubah, dan kompetensi tenaga kerja yang relevan hari ini belum tentu tetap sama beberapa tahun kemudian.

Karena itu, perencanaan SDM harus diperlakukan sebagai proses yang hidup.

Manajemen puncak perlu memastikan evaluasi terhadap kebutuhan tenaga kerja dilakukan secara berkala dan terhubung dengan arah bisnis organisasi.

Di saat yang sama, proses tersebut juga harus menjaga prinsip keadilan dan profesionalitas. Pengambilan keputusan mengenai tenaga kerja seharusnya didasarkan pada kompetensi dan kebutuhan organisasi, bukan kepentingan pribadi.

Praktik korupsi, kolusi, maupun nepotisme dalam perekrutan justru dapat merusak tujuan perencanaan SDM itu sendiri karena organisasi berisiko memperoleh orang yang tidak sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.

Kesempatan yang setara dan proses yang transparan menjadi bagian penting untuk memastikan tenaga kerja dipilih berdasarkan pertimbangan yang dapat dipertanggungjawabkan.

SDM Layak Dibahas Sejajar dengan Keuangan

Perusahaan yang ingin bertahan dan berkembang seharusnya mulai menempatkan perencanaan SDM sejajar dengan perencanaan pemasaran, produksi, dan keuangan.

Ketika perusahaan merencanakan ekspansi, investasi, atau target pendapatan, kebutuhan manusianya juga harus dibahas sejak awal.

Sebab, strategi bisnis tidak pernah berjalan sendiri.

Di balik setiap produk yang dikembangkan, pasar yang diperluas, teknologi yang digunakan, dan target yang ingin dicapai, terdapat manusia yang menjalankannya.

Perusahaan mungkin dapat membeli mesin, teknologi, atau sistem baru dalam waktu relatif singkat. Namun, membangun tenaga kerja dengan kompetensi yang tepat membutuhkan proses.

Karena itulah perencanaan SDM seharusnya tidak dipandang sebagai pelengkap setelah strategi bisnis dibuat.

Justru sejak awal, pertanyaan mengenai siapa yang akan menjalankan strategi, kompetensi apa yang dibutuhkan, dan bagaimana perusahaan menyiapkannya harus menjadi bagian dari pembahasan utama.

Pada akhirnya, keberhasilan perusahaan tidak hanya ditentukan oleh seberapa baik strategi dirancang, tetapi juga oleh kesiapan orang-orang yang dipercaya untuk menjalankannya.